Student koji aplicira za mobilnost može da prilikom konkurisanja, uz konsultacije sa nastavnicima i akademskim ESPB koordinatorom, napravi plan studijskog boravka. Planom studijskog boravka se unapred definišu aktivnosti koje će student izvršiti tokom mobilnosti, odnosno predmeti koje student planira da sluša i polaže u ustanovi – primaocu tokom perioda mobilnosti. Plan studijskog boravka nije obavezan dokument mobilnosti. Međutim, čak i ako određenim programom mobilnosti plan studijskog boravka nije utvrđen kao obavezan, veoma je poželjno da se aktivnosti tokom mobilnosti unapred planiraju, kako bi se te aktivnosti lakše priznale nakon povratka studenta sa mobilnosti. Plan studijskog boravka je orijentacionog karaktera i svrha mu je da upozna ustanovu - primaoca sa planiranim akademskim aktivnostima studenta koji se prijavljuje za razmenu, a ukoliko student bude prihvaćen za program razmene, na osnovu Plana studijskog boravka će se sačiniti Ugovor o učenju.

Ugovor o učenju/ stručnoj praksi potpisuju student, predstavnik VIŠER i predstavnik ustanove primaoca. Ugovor o učenju/ stručnoj praksi je obavezan dokument mobilnosti kojim se definišu aktivnosti koje student treba da ostvari tokom mobilnosti. Tim ugovorom se preciziraju i određuju predmeti koje će student pohađati, odnosno druge akademske aktivnosti (stručna praksa, istraživanje i sl.) koje student treba da ostvari, tokom studijskog boravka u ustanovi-primaocu. Ako je potrebno, postoji mogućnost izmene Ugovora o učenju/ stručnoj praksi, uz saglasnost svih potpisnika. Potpisivanjem Ugovora o učenju/ stručnoj praksi se obezbeđuje planiranje aktivnosti koje će biti usklađene sa studijskim programom koji student pohađa i pravo studenta da mu te aktivnosti budu priznate kao da ih je realizovao u VIŠER.

Priznavanje perioda mobilnosti je postupak u kome nadležni akademski ESPB koordinator VIŠER utvrđuje rezultate koje je student postigao kroz mobilnost i donosi odluku o načinu priznavanja rezultata koje je student VIŠER ostvario u ustanovi-primaocu (položenih ispita, stečenih ESPB bodova i ocena). Postupak priznavanje perioda mobilnosti pokreće student tako što podnosi molbu za priznavanje perioda mobilnosti i druge dokumente, i to:

• Ugovor o učenju/ stručnoj praksi, i eventualne izmene tih ugovora,
• Prepis ocena/ Uverenje o obavljenoj stručnoj praksi,
• dokument o sistemu ocenjivanja u ustanovi-primaocu (ukoliko ovaj podatak nije sastavni deo Prepisa ocena),
• ostalu dokumentaciju relevantnu za postupak priznavanja perioda mobilnosti, na zahtev akademskog ESPB koordinatora VIŠER,
• kopije svih napred navedenih dokumenata.

Nakon podnošenja molbe i drugih potrebnih dokumenta, akademski ESPB koordinator VIŠER, rukovodeći se načelima fleksibilnosti i pravičnosti i uz konsultacije sa predmetnim nastavnicima i Komisijom za studentska i nastavna pitanja, vrši poređenje i procenu sličnosti predmeta studijskih programa VIŠER i ustanove-primaoca. Prepuručeno je potpuno priznavanje predmeta, odnosno aktivnosti koje je student položio ili ostvario tokom perioda mobilnosti, ukoliko su oni ekvivalentni predmetima, odnosno aktivnostima koje bi student polagao ili realizovao u VIŠER, što podrazumeva srodnost naučnih oblasti i stečenog znanja kao ishoda savladanog gradiva, odnosno kao ishoda procesa učenja. Potpuno priznavanje podrazumeva da student nakon povratka sa mobilnosti nema nikakvih dodatnih akademskih obaveza (kao što su npr. pisanje seminarskog rada, polaganje kolokvijuma, dela ispita i sl.) iz predmeta koji je je studentu priznat Rešenjem o akademskom priznavanju perioda mobilnosti.

Potpunim priznavanjem predmeta, odnosno aktivnosti koje je student položio, odnosno realizovao tokom mobilnosti postiže se isti ishod kao da je student položio predmet iz studijskog programa VIŠER. Studentu se priznaju naziv, ECTS krediti i fond časova koje u VIŠER ima predmet koji je studentu priznat po osnovu toga što je student taj predmet savladao u ustanovi – primaocu. Ako sadržaj predmeta ili aktivnosti koje je student položio ili realizovao tokom mobilnosti u pogledu ishoda učenja bitno odstupa od predmeta VIŠER, ili ako takav predmet uopšte ne postoji u VIŠER, ECTS krediti ostvareni tokom mobilnost polaganjem takvih predmeta ili realizacijom takvih aktivnosti se ne računaju u ukupan broj ECTS kredita koji su studentu potrebni za savlađivanje studijskog programa, odnosno za sticanje diplome. Međutim, predmeti koji se ne mogu priznati se posebno evidentiraju i navode u Dodatku diplomi. Ukoliko sistemi ocenjivanja ustanove-primaoca i VIŠER nisu isti, ocena koju je student tokom mobilnosti u ustanovi-primaocu postigao na predmetu koji se može priznati za predmet VIŠER priznaje se na taj način što se ta ocena pretvara u ocenu koja bi toj oceni odgovarala u VIŠER („usklađena ocena“).

Proces usklađivanja ocena se vrši u skladu sa ESPB vodičem Evropske komisije (eng. ECTS User’s Guide). Usklađivanje ocena vrši se u skladu sa ESPB tabelom ocenjivanja (eng. ECTS Grading Table), a kao osnov za usklađivanje ocena koristi se nacionalni sistem bodovanja i upoređivanje na osnovu tzv. ESPB skale ocenjivanja (eng. ECTS Grading Scale). Ukoliko student dostavi potpunu dokumentaciju za vođenje postupka priznavanja, akademski ESPB koordinator donosi Rešenje o akademskom priznavanju mobilnosti, najkasnije u roku od 7 dana pre početka semestra u kojem student nastavlja studijski program u VIŠER.